Personas
En Personas podemos ver información de las personas de nuestra organización dadas de alta en la herramienta y dar de alta nuevas.
Puede darse de alta a las personas como usuarios o colaboradores.
Usuario
Se entiende por usuario aquella persona dada de alta en la herramienta con nombre, apellidos, correo electrónico, idioma y departamento al que pertenece, pudiendo seleccionar el tipo de acceso a la herramienta (local (usuario y contraseña) o con una cuenta corportativa de Google o Microsoft) a la que se le puede otorgar una tipología de acceso (roles) que determinará el grado de interacción con la herramienta.
En caso de necesitar dar de alta un número elevado de usuarios en la herramienta de una vez, se recomienda cargarlos de forma masiva desde Configuración, Importar Datos.
Colaborador
Para ser colaborador de una empresa, previamente se ha de estar dado de alta en la herramienta como usuario en alguna empresa. Por tanto, un usuario puede ser colaborador de distintas empresas o filiales. Esta figura es útil, por ejemplo, para un Compliance Officer ya que puede gestionar distintas empresas o filiales. Únicamente se necesita completar el correo electrónico y la empresa o filial a la que tendrá acceso. Al igual que en usuario, también se le puede otorgar una tipología de acceso (roles) que determinará el grado de interacción con la herramienta.
Tipologías de acceso
A las personas, tanto si son usuarios como colaboradores, se les puede otorgar distintos roles, es decir, la manera que van a interactuar con la herramienta. Por ejemplo, un usuario que únicamente tenga activado roles de compliance, podrá gestionar todo lo relativo a riesgos, medidas y controles y además ejercer de "administrador" de la empresa pudiendo acceder al módulo Organización para dar de alta nuevas filiales, departamentos, personas, etc., pero no verá en el menú de la izquierda otros módulos como, por ejemplo, Difusión o Formación.
También existe la posibilidad de no otorgar ningún rol al usuario/colaborador. Esta figura es un usuario/colaborador "lite" y se contempla para personas que únicamente interactuarán con las notificaciones, tareas y difusiones que se les asigne.
Borrado de una persona
Cuando se quiera eliminar a una persona de la herramienta, se puede elegir entre asignar las atribuciones (tareas, controles, etc.) de esa persona a otra o no asignar sus atribuciones.